Τάξη στα αρχεία των φορέων του Δημοσίου επιχειρεί να βάλει η Ελλάδα με νέο έργο, στο πλαίσιο του Ταμείου Ανάκαμψης, το οποίο έχει προϋπολογισμό της τάξης των €40 εκατ. και τίθεται σε δημόσια διαβούλευση από την ΚτΠ.

Πρόκειται για έργο του Ταμείου Ανάκαμψης, με προϋπολογισμό της τάξης των €40 εκατ. που η ΚτΠ θέτει σε δημόσια διαβούλευσηΤο έργο “Υπηρεσίες εγκιβωτισμού, καταγραφής, μεταφοράς, ασφαλούς φύλαξης και ασφαλούς διαχείρισης αρχείου δημοσίων φορέων” αναμένεται να εξομαλύνει περαιτέρω το έργο των δημόσιων φορέων, κάνοντας πιο εύκολο την ανάκτηση του αρχείου τους. Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των  δημοσίων φορέων όπου βρίσκεται σήμερα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου του έργου.

Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί και να φυλαχθεί για χρονικό  διάστημα έως τρία έτη εκτιμάται σε 1,440 εκατ. κιβώτια. Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η μελέτη εφαρμογής, η ανάπτυξη πλατφόρμας για την υποστήριξη των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης, υπηρεσίες εκπαίδευσης, διαστασιοποίησης και ποσοτικής καταγραφής του αρχείου, όπως και υπηρεσίες εγκιβωτισμού και μεταφοράς των αρχείων.

Επίσης, στο πλαίσιο του έργου περιλαμβάνονται υπηρεσίες καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα, ασφαλής φύλαξη και ασφαλής διαχείριση εγκιβωτισμένου αρχείου για τρία χρόνια, υπηρεσίες καταστροφής αρχείου, όπως και ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α0-Α1-Α2 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα) και αρχείου μεγέθους Α3-Α4-Α5 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα). 

Νέες υπηρεσίες

Στο πλαίσιο του έργου, ο ανάδοχος θα αναπτύξει και θα παραδώσει εργαλείο, ώστε να  μπορεί να γίνει η πρώτη και ενδεικτική ψηφιακή ταξινόμηση από την πλευρά των  δημοσίων φορέων για το προς φύλαξη αρχείο τους. Το εργαλείο απευθύνεται στους φορείς δημόσιας διοίκησης προκειμένου να διευκολυνθούν στην επιλογή του αρχείου που θα φυλαχτεί και στην απόφασή τους για  την περαιτέρω ασφαλή διαχείρισή του.

Ο ανάδοχος θα εκπαιδεύσει το προσωπικό των φορέων στη χρήση της πλατφόρμας, αλλά στην ορθή μεθοδολογία διαχείρισης του αρχείου του. Παράλληλα, θα εγκιβωτίσει το φυσικό αρχείο σε κιβώτια κατάλληλων προδιαγραφών, ώστε να διασφαλίζεται η προστασία των εγγράφων από κάθε είδους φθορά, και θα το μεταφέρει στις εγκαταστάσεις του.

Ο Ανάδοχος θα διαθέτει ηλεκτρονική βάση δεδομένων,  προσβάσιμη, μέσω διαδικτύου από τους χρήστες του Φορέα, ενώ θα διασφαλίσει τη φύλαξη κατά παντός κινδύνου (κλοπής, φθοράς, φωτιάς, πλημμύρας).

Ψηφιοποίηση του αρχείου

Ο Ανάδοχος θα πρέπει να έχει τις κατάλληλες εγκαταστάσεις, εξοπλισμό και λογισμικό (Records Management System) για να τεθεί σε πλήρη λειτουργία η αποθήκη, η διαχείριση - παραλαβή του  αρχείου, με βάση τις ανάγκες και τις απαιτήσεις της. 

Επίσης, έχει την υποχρέωση να  ανακτά και να παραδίδει στον Αναθέτουσα Αρχή, εφόσον του ζητηθεί, συγκεκριμένο  αρχείο από το αποθηκευμένο (κούτα ή φάκελος). Η παράδοση θα γίνεται στις  εγκαταστάσεις της Αναθέτουσας Αρχής για όλη τη διάρκεια της σύμβασης.

Μετά από υποβολή αιτήματος από εξουσιοδοτημένους χρήστες προς τον Ανάδοχο,  αυτός θα υποχρεούται να παραδίδει στην Αναθέτουσα Αρχή, εντός επτά εργάσιμων  ημέρων από την υποβολή αιτήματος του χρήστη, ψηφιοποιημένα έγγραφα από  το αρχείο σε μορφή pdf.

Η υποβολή των αιτημάτων ψηφιοποίησης από το προσωπικό της Αναθέτουσας Αρχής  θα πρέπει να γίνεται μέσω εφαρμογής που θα παρέχει ο ανάδοχος, με τρόπο  ασφαλή και που θα επιτρέπει την παρακολούθηση της επεξεργασίας του κάθε  αιτήματος.