Η Menarini Hellas, θυγατρική του διεθνούς φαρμακευτικού ομίλου Menarini Group, δραστηριοποιείται με επιτυχία στην ελληνική φαρμακευτική αγορά για περισσότερα από 35 χρόνια.

Από το 1989 έως σήμερα, η εταιρεία διαθέτει στην αγορά πληθώρα καινοτόμων σκευασμάτων, κυρίως στους τομείς του καρδιαγγειακού και του αναπνευστικού συστήματος, καθώς και σε άλλες σημαντικές θεραπευτικές κατηγορίες, δίνοντας προτεραιότητα στην ποιότητα των σκευασμάτων για τη βελτίωση της ανθρώπινης υγείας.

Η δυναμική της ανάπτυξη τα τελευταία χρόνια την έχει καθιερώσει ως μία από τις μεγαλύτερες και ταχύτερα αναπτυσσόμενες φαρμακευτικές εταιρείες στη χώρα, απασχολώντας σήμερα περισσότερους από 300 εργαζόμενους.

Η Menarini Hellas αποφάσισε να χρησιμοποιήσει το έξυπνο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών M-Files προκειμένου να απαλλαχθεί από χρονοβόρες και χειροκίνητες διαδικασίες. Με τη χρήση του M-Files η Menarini Hellas κατάφερε να μετατρέψει τη διαδικασία συλλογής εξόδων των τμημάτων της, σε ένα πραγματικά εύκολο καθημερινό εργαλείο. Η αυτοματοποίηση που παρέχει το M-Files επέτρεψε στη Menarini Hellas να οργανώσει και να παρακολουθεί όλα τα έξοδα με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα. Η υιοθέτηση του συστήματος οδήγησε σε σημαντική μείωση του χρόνου επεξεργασίας, ενώ βελτίωσε την ακρίβεια και τη διαφάνεια της διαχείρισης δεδομένων.

Προκλήσεις

Η πρόκληση που είχε  η Menarini Hellas σχετιζόταν με την ανάγκη για αυτοματοποίηση χρονοβόρων και χειροκίνητων διαδικασιών, όπως η διαχείριση και συλλογή εξόδων από τα διάφορα τμήματα της εταιρείας. Οι χειροκίνητες διαδικασίες συχνά οδηγούσαν σε:

• Καθυστερήσεις: Ο χρόνος που απαιτείτο για τη συλλογή, έλεγχο και έγκριση των εξόδων ήταν μεγάλος, επηρεάζοντας την αποτελεσματικότητα των τμημάτων.
• Λάθη: Η διαχείριση δεδομένων μέσω μη αυτοματοποιημένων εργαλείων (όπως φύλλα Excel) οδηγούσε σε συχνά λάθη ή ασυμφωνίες.
• Έλλειψη διαφάνειας: Οι υπεύθυνοι δυσκολεύονταν να παρακολουθήσουν και να ελέγξουν τις δαπάνες σε πραγματικό χρόνο.
• Διοικητική επιβάρυνση: Τα στελέχη των τμημάτων αφιέρωναν μεγάλο μέρος του χρόνου τους σε διοικητικές εργασίες αντί να εστιάσουν στις βασικές τους δραστηριότητες.

Η Λύση

Η στρατηγική που ακολούθησε η Konica Minolta επικεντρώθηκε στην αυτοματοποίηση της διαχείρισης εξόδων μέσω της υλοποίησης του M-Files, ενός έξυπνου συστήματος διαχείρισης πληροφοριών. Η λύση σχεδιάστηκε ώστε να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις της Menarini Hellas, βελτιώνοντας τη λειτουργική αποτελεσματικότητα, τη διαφάνεια και τη διαχείριση δεδομένων.

Κύριες Παρεμβάσεις:

• Ψηφιοποίηση Δεδομένων: Ενσωμάτωση ενός πλήρους ψηφιακού συστήματος, καταργώντας τη χρήση χαρτιού και παράλληλα μειώνοντας τις χειροκίνητες εργασίες.
• Αυτοματοποιημένες Ροές Εργασίας: Δημιουργία αυτοματοποιημένων ροών εργασίας (workflows) για την έγκριση, τον έλεγχο και την παρακολούθηση των εξόδων, εξασφαλίζοντας γρήγορες διαδικασίες.
• Διασύνδεση Συστημάτων: Το M-Files συνδέθηκε με τα υπάρχοντα ERP και άλλα επιχειρησιακά εργαλεία για συνεχή ροή πληροφοριών και εύκολη πρόσβαση στα δεδομένα.
• Πρόσβαση σε Πραγματικό Χρόνο: Εξασφαλίστηκε στους χρήστες η δυνατότητα να βλέπουν, να διαχειρίζονται και να εγκρίνουν έξοδα μέσω φορητών συσκευών ή υπολογιστών.
• Εκπαίδευση Χρηστών: Παροχή πλήρης εκπαίδευσης στα στελέχη για την εξοικείωση με το σύστημα, ώστε να μεγιστοποιηθεί η αποδοχή και η χρήση του.

Οφέλη από την Εφαρμογή του M-Files

Η υλοποίηση του M-Files απέφερε σημαντικά αποτελέσματα για τη Menarini Hellas, βελτιώνοντας την απόδοση και μειώνοντας τα κόστη.

Συγκεκριμένα:

• Μειώθηκε το κόστος μέσω αυτοματοποίησης διαδικασιών και εξοικονόμησης χρόνου στις αναζητήσεις και εγκρίσεις εξόδων.
• Ενισχύθηκε η παραγωγικότητα και η συνεργασία μεταξύ των τμημάτων με τη χρήση ψηφιακών εργαλείων και αυτοματοποιημένων workflows.
• Η αναζήτηση και η διαχείριση εξοδολογίων έγιναν ταχύτερες και πιο αποδοτικές, με όλα τα αρχεία οργανωμένα και εύκολα προσβάσιμα.
• Ενισχύθηκε η συμμόρφωση και η διαφάνεια σε έργα, με καλύτερη οργάνωση και εύκολη παρακολούθηση των σχετικών εγγράφων.
• Το σύστημα συνέβαλε στην εξάλειψη των χρονοβόρων διαδικασιών, καθιστώντας τη διαχείριση εξόδων απλούστερη, πιο αποδοτική και στρατηγικά ευέλικτη.