Σοβαρό πρόβλημα στις επιχειρήσεις, το οποίο μπορεί να λάβει μεγάλες διαστάσεις, δημιουργεί η ψηφιακή ακαταστασία, η απερίσκεπτη δηλαδή διάδοση ψηφιακών εγγράφων και αρχείων χωρίς να λαμβάνονται υπόψιν οι συνέπειες ασφάλειας. Οι επιχειρήσεις, παγκοσμίως, αγωνίζονται να διασφαλίσουν τα δεδομένα τους, επειδή οι εργαζόμενοι δεν αναγνωρίζουν την ευθύνη τους για την ψηφιακή ακαταστασία. Η ψηφιακή ακαταστασία περιλαμβάνει τα αρχεία, τα έγγραφα και τα δεδομένα που δημιουργούνται στην εργασία και στα οποία η επιχείρηση δεν έχει πλήρη ορατότητα ή έλεγχο του τρόπου με τον οποίο αποθηκεύονται και του ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά. Αποτελεί κίνδυνο για την ασφάλεια, αν αναλογιστούμε ότι το 72% των εργαζομένων αποθηκεύει έγγραφα στην εργασία που περιέχουν προσωπικά αναγνωρίσιμα ή ευαίσθητα δεδομένα, τα οποία αν διέρρεαν θα μπορούσαν να βλάψουν τη φήμη της επιχείρησης, τους υπαλλήλους της και ενδεχομένως τους πελάτες της.

Οι εργαζόμενοι είναι ανάγκη να εκπαιδεύονται στον καλύτερο τρόπο διαχείρισης της ψηφιακής τους περιουσίαςΗ παγκόσμια έκθεση “Sorting out digital clutter in business” της Kaspersky Lab επισημαίνει ότι η αντιμετώπιση της ψηφιακής ακαταστασίας είναι μια πρόκληση για τις επιχειρήσεις και ένα από τα πιο σημαντικά βήματα είναι η κατανόηση του ποιος είναι υπεύθυνος γι’ αυτήν. Σχεδόν τα τρία τέταρτα (71%) των εργαζομένων πιστεύουν ότι οι ηγέτες των επιχειρήσεων, η ομάδα πληροφορικής ή η ομάδα ασφάλειας θα πρέπει να είναι υπεύθυνοι να διασφαλίσουν ότι τα email, οι φάκελοι και τα έγγραφα διαθέτουν τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης και σε καμία περίπτωση οι ίδιοι.

Ανθρώπινο λάθος

Όπως τονίζουν οι αναλυτές, το πρόβλημα είναι ότι ενώ οι ομάδες πληροφορικής και ασφάλειας μπορούν να ελέγξουν την πρόσβαση που παρέχεται στους υπαλλήλους σε αρχεία και φακέλους, υπάρχει περιθώριο για ανθρώπινο λάθος. Είτε τυχαία, είτε εκ προθέσεως, για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να δώσουν στους συναδέλφους τους ή σε άτομα εκτός της εταιρείας διαπιστευτήρια ή ακόμα και να παρακάμψουν τους διαχειριστές πληροφορικής με νέα εργαλεία συνεργασίας. Με τους υπαλλήλους να δημιουργούν και να συνεργάζονται σε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα, όλοι πρέπει να αναλάβουν την ευθύνη για τις πράξεις τους με τις οποίες προκαλούν ψηφιακή ακαταστασία.

Σύμφωνα με την έκθεση, υπάρχουν συνήθειες στην καθημερινή ζωή των εργαζομένων, που μπορεί να συσχετιστούν με τη δημιουργία ψηφιακής ακαταστασίας. Εκτός από την πλειονότητα των ατόμων που έχουν παρόμοιες συνήθειες οργάνωσης του ψυγείου τους και της ψηφιακής τους ζωής, το 88% εκείνων που αναδιοργανώνουν το ψυγείο τους πριν από τις διακοπές, κάνουν ακριβώς το ίδιο και για τα αρχεία εργασίας τους.