Ψηφιακή τάξη στους τεράστιους και μη διαχειρίσιμους όγκους φυσικών αρχείων του Δημοσίου φιλοδοξεί να βάλει η χώρα με το έργο του Ταμείου Ανάκαμψης με τίτλο: “Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα”.

Προχωρά το χρηματοδοτούμενο από το Ταμείο Ανάκαμψης έργο για την ψηφιοποίηση των αρχείων του Δημόσιου τομέαΠρόκειται για έργο, €32,225 εκατ. μη περιλαμβανομένου ΦΠΑ 24%, (αξία με ΦΠΑ: €39.959.752,93, ΦΠΑ: €7.734.145,73), το οποίο χρηματοδοτείται από το Ταμείο Ανάκαμψης και θα ολοκληρωθεί από τον ανάδοχο εντός των επόμενων δύο ετών.

Το έργο αφορά στην παροχή υπηρεσιών εγκιβωτισμού, καταγραφής, μεταφοράς, ασφαλούς φύλαξης και διαχείρισης αρχείου δημοσίων φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ Α’ και Β’ βαθμού. Πρόκειται για περίπου 1.440.000 κιβώτια, που αναλογούν σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή σε 5.760.000 φακέλους φορέων του δημοσίου.

Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων φορέων, όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του αναδόχου, για χρονικό διάστημα έως 2 έτη.

Όπως σημειώνεται στην προκήρυξη η καλύτερη πρόσβαση στα αρχεία αναμένεται θα οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους και στην απελευθέρωση πόρων.

Το αντικείμενο του έργου

Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η μελέτη Εφαρμογής, που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για την μεθοδολογία εκτέλεσης - αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων (σε συνεργασία με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους), η ανάπτυξη πλατφόρμας και η ψηφιοποίηση.

Αναλυτικότερα, στο πλαίσιο της φιλόδοξης δράσης προβλέπεται:

- Μελέτη Εφαρμογής. Η μελέτη εφαρμογής για τη μεθοδολογία εκτέλεσης – αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της  ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων.

- Ανάπτυξη πλατφόρμας για την υποστήριξη των φορέων της δημόσιας διοίκησης για  την εφαρμογή της ασφαλούς αρχειοφύλαξης.

- Υπηρεσίες εκπαίδευσης, αλλά και διαστασιοποίησης και Ποσοτικής Καταγραφής αρχείου φορέων.

- Υπηρεσίες Εγκιβωτισμού, Παραλαβής και Μεταφοράς αρχειακού κιβωτίου στις  εγκαταστάσεις του Αναδόχου, καταγραφής, ασφαλούς φύλαξης και διαχείρισης του εγκιβωτισμένου αρχείου για τρία χρόνια.

Στόχοι

Μέσω του έργου αναμένεται να επιτευχθεί η:

- Διάσωση και διαφύλαξη του πολύτιμου αρχειακού υλικού  από φυσικές καταστροφές και από τη φθορά του χρόνου.

- Μείωση λειτουργικού κόστους αναπαραγωγής της πληροφορίας από πρωτότυπο υλικό, χωρίς ταυτόχρονα τον κίνδυνο καταστροφής του.

- Καλύτερη εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων με καλύτερο έλεγχο και ταχύτερη διεκπεραίωση στη διακίνηση της πληροφορίας μέσω αυτοματοποιημένων συστημάτων αναζήτησης, ανάκλησης και επεξεργασίας που βελτιστοποιεί τις κλασσικές χειροκίνητες μεθόδους.

- Αποτελεσματικότερη ανταλλαγή πληροφοριών με άλλους φορείς με ανάλογο αντικείμενο, καθώς και με υπηρεσίες του εξωτερικού.